Compra - Ordem de Compra - WorkFlow

O status de uma Ordem de Compra exibe em que fase a compra se encontra.

O processo (workflow) que uma Ordem de Compra passa no sistema são os seguintes:

Em Criação

Este é o status inicial de uma Ordem de Compra. Deve ser utilizado enquanto está sendo feita cotações com os fornecedores e não se tem certeza dos valores e quantidades que serão comprados.

A Ordem de Compra pode ser editada e todos os campos podem ser editados.

É necessário selecionar o Aprovador na aba Geral. Caso queira selecionar um Aprovador não listado, é possível adicioná-lo no menu RH > Funcionário. Após cadastrar ou editar o funcionário, clique na aba Funções e selecione a função Aprovador de Compras.

Ao finalizar o processo de edição e após verificar que todos os campos estão preenchidos corretamente, ao clicar no botão Opções > Solicitar Aprovação. Com isso, o sistema enviará um e-mail para o Aprovador de acordo com o cadastro de e-mail do menu RH > Funcionário informando que existe uma nova Compra a ser aprovada incluindo o ID da Ordem de Compra.

Aguardando Aprovação

Este status indica que a Ordem de Compra está aguardando a aprovação do Aprovador designado. O Aprovador poderá utilizar o filtro para buscar por apenas Ordens de Compra pendentes de Aprovação.

Ao clicar em editar vai aparecer o botão Aprovar. O sistema somente permitirá aprovar se a pessoa estiver cadastrada como aprovador da Compra e também cadastrado no menu RH > Funcionário como Aprovador de Compras.

Aprovado

O Aprovador Aprovou aquela compra. Neste momento significa que a compra já pode ser enviada ao Fornecedor.

Se estiver no momento de realizar a compra, clique na botão Opções > Confirmar Compra para Fornecedor. Com isso a Ordem de Compra passará para o status Aguardando Mercadoria.

Aguardando Mercadoria

O comprador liberou a Ordem de Compra para o Fornecedor. Neste momento a Ordem de Compra está aguardando a chegada da mercadoria.

Neste status é possível realizar diversas atividades como:

• Realizar o recebimento da NF-e via NF-e Inbound. Ao realizar esse processo o status mudará para Recebida;
• Faturar a Compra e gerar o Contas a Pagar;
• Realizar a entrada de estoque.

Recebida

A mercadoria ou serviço foi recebido. Neste momento a mercadoria chegou e o documento fiscal também. Este é o status final de uma Ordem de Compra. Caso seja uma NF-e recomendamos utilizar a opção Receber NF-e, se for um serviço ou Cupom Fiscal, recomendamos utilizar a opção Definir como Recebido e realizar o upload do arquivo.

Cancelada

Quando a Ordem de Compra não é mais necessária.